Uso de datos personales en escuelas

¿Qué tipos de datos se manejan en las escuelas?

Desde la solicitud de plaza hasta la gestión de becas, expedientes académicos, servicios de comedor o actividades extraescolares, los centros educativos manejan una amplia variedad de datos personales. Esta información va desde lo más básico, como nombres, direcciones y números de teléfono, hasta datos más sensibles, como el estado de salud o las creencias religiosas de los alumnos.

El manejo correcto de esta información es crucial no solo para el buen funcionamiento de la escuela, sino también para cumplir con la normativa vigente. Pero ¿quién es el responsable de garantizar que estos datos estén seguros? A continuación, te lo explicamos de forma sencilla.

¿Quién es quién en la protección de datos en las escuelas?

1. El interesado o la interesada: Esta es la persona a la que pertenecen los datos personales, es decir, el alumno, el profesor o incluso tú, como padre o madre. En el caso de los menores de 14 años, los responsables legales (generalmente los padres) deben dar su consentimiento para el tratamiento de los datos del menor.

2. El responsable del tratamiento: Es quien decide cómo y por qué se utilizan los datos. En las escuelas públicas, generalmente es la Administración Educativa de cada comunidad autónoma, y en los centros privados o concertados, es el propio centro educativo. En otras palabras, el responsable es quien toma las decisiones importantes sobre cómo se gestionan los datos.
3. El encargado del tratamiento:  Se trata de la persona o empresa que se encarga de procesar los datos siguiendo las instrucciones del responsable. Por ejemplo, las empresas que gestionan el comedor escolar, el trasporte escolar, las actividades extraescolares o las que prestan servicios tecnológicos a los centros educativos son encargados del tratamiento de datos. Pero ojo, el encargado no puede hacer lo que quiera con la información; debe seguir las reglas que le marque el responsable.
4. El Delegado de Protección de Datos (DPD): Este es el «superhéroe» de la protección de datos en las escuelas. Su trabajo es asegurarse de que todo se haga de acuerdo con la normativa y ser el punto de contacto para resolver cualquier duda o problema relacionado con los datos personales. Cada centro educativo debe contar con un DPD, quien actúa como intermediario entre la escuela y las personas interesadas (como padres y profesores) en todo lo relacionado con la protección de datos.

¿Por qué es tan importante la protección de datos en centros educativos?

En la actualidad, los centros educativos se encuentran en un proceso de transformación digital que les permite utilizar nuevas tecnologías para mejorar la enseñanza y la comunicación con las familias. Sin embargo, con estas innovaciones también surgen riesgos que afectan la privacidad y la seguridad de los datos personales de alumnos, profesores y padres. La protección de esta información es fundamental para evitar problemas como el robo de identidad o la exposición de datos sensibles.

Proteger los datos en el ámbito educativo es una responsabilidad que refuerza la confianza de las familias en los centros y garantiza el bienestar de los menores. Por ello, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) recientemente ha desarrollado dos iniciativas clave para guiar a los colegios y a las familias en la gestión de datos personales: un informe que analiza el uso de tecnologías en las aulas y una guía con directrices específicas para los centros educativos.

• Uso extendido de aplicaciones móviles: La mayoría de los centros educativos permite el uso de aplicaciones que registran datos personales de alumnos y profesores, como nombres, fotografías y calificaciones. Estas apps incluyen desde cuadernos de notas hasta redes sociales educativas, pasando por herramientas para crear presentaciones o facilitar la comunicación con las familias. No obstante, muchas de estas aplicaciones no están diseñadas específicamente para el ámbito educativo y no siempre garantizan el cumplimiento de la normativa de protección de datos.
• Almacenamiento de datos en la nube: Profesores y alumnos recurren frecuentemente a servicios en la nube, como Google Drive o Dropbox, para compartir materiales didácticos y almacenar listas de asistencia, fotos o vídeos. Sin embargo, estas plataformas no siempre ofrecen información clara sobre la ubicación y seguridad de los datos, lo que puede suponer un riesgo para la privacidad de los menores.
• Uso de canales de comunicación no oficiales: Aparte de las plataformas de comunicación del propio centro, se emplean otras aplicaciones como WhatsApp o correos electrónicos externos, lo que dificulta el control y la supervisión del uso de los datos personales.

En base a estas observaciones, la AEPD recomienda a los centros educativos adoptar una serie de medidas para reforzar la protección de los datos personales:

• Evaluar la seguridad de las aplicaciones: Antes de implementar cualquier aplicación en el aula, los centros deben analizar su nivel de seguridad y su adecuación a la normativa de protección de datos, prestando especial atención a la ubicación de los servidores, el periodo de retención de la información y la transparencia sobre quién gestiona los datos.
• Informar a las familias: Los padres y tutores deben ser informados de las tecnologías que se utilizarán en las aulas y cómo se gestionarán los datos personales de los alumnos. La información debe ser clara, concisa y adaptada a los destinatarios, especialmente cuando se dirija a menores.
• Regular el uso de aplicaciones y redes sociales: Los centros deben establecer normas internas que regulen el uso de herramientas tecnológicas, incluidas las redes sociales, y asegurarse de que las aplicaciones seleccionadas permitan un control adecuado sobre los contenidos que se suben.
• Sensibilización y formación: Es crucial promover programas informativos dirigidos tanto a profesores como a alumnos sobre el uso correcto de las aplicaciones y el respeto a la privacidad. Estos programas deben abordar aspectos como la configuración de la privacidad en las redes sociales, la creación de contraseñas robustas y la protección de datos personales sensibles.

Guía de la AEPD para centros educativos

Además del informe, la AEPD ha publicado una nueva Guía para centros educativos, un documento que reúne las mejores prácticas y directrices específicas para garantizar la protección de datos en el entorno escolar. Esta guía incluye:

• Un repaso a los conceptos básicos de protección de datos y el marco normativo aplicable, con especial atención al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Donde se explica qué es un dato personal, cuáles son las categorías especiales de datos, qué se entiende por tratamiento de datos, qué funciones tiene un Delegado de Protección de Datos (DPD), quién es el responsable del tratamiento y quién el encargado, así como qué se considera comunicación de y qué una transferencia internacional de datos. 
• Las particularidades de los tratamientos de datos más habituales en los centros educativos, como el uso de herramientas de gestión académica, la utilización de plataformas educativas, la publicación de datos en los sitios web de los centros o en redes sociales, la grabación de imágenes en actividades docentes o en eventos celebrados en los centros educativos o fuera de estos, así como el uso de sistemas de videovigilancia, Los derechos de los menores y sus familias en materia de protección de datos (derechos de acceso, de rectificación de supresión, de oposición, de limitación del tratamiento y de portabilidad), y cómo los centros deben gestionarlos.
• Recomendaciones y recursos para implementar políticas de privacidad y seguridad adecuadas, asegurando el cumplimiento de la normativa y la correcta gestión de los datos en cada actividad del centro.

En definitiva, el cumplimiento de la normativa de protección de datos en el entorno educativo no solo es una obligación legal, sino también una medida para crear un entorno más seguro y respetuoso con la privacidad de todos los implicados. El informe y la guía de la AEPD proporcionan un marco sólido para que los centros educativos puedan integrar las tecnologías digitales en su día a día de manera segura y responsable, garantizando así la protección de la información y la confianza de las familias.

¿Qué puedo hacer como madre o padre?

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ofrece múltiples guías y recursos para que tanto padres como docentes puedan entender de manera clara cómo proteger la información personal de los menores. Un ejemplo destacado es su plataforma «Tú decides en Internet«, donde se promueve la seguridad online a través de guías y vídeos diseñados especialmente para concienciar sobre la protección de datos en el entorno digital. Si tienes alguna duda sobre cómo se manejan los datos en el colegio de tu hijo, no dudes en contactar con el Delegado de Protección de Datos (DPD) del centro, que está allí para ayudarte.  Así que, cuando prepares todo para la vuelta al cole, recuerda que la protección de los datos personales de tu hijo es tan importante como elegir el mejor material escolar. En este mundo digital, cuidar su privacidad es una parte esencial de su seguridad y desarrollo.  ¡Feliz vuelta al cole, con datos protegidos y seguros!