Cómo implementar y gestionar un Canal de Denuncias interno en las empresas

Tras la entrada en vigor de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, determinadas entidades del sector privado y del sector público quedaron obligadas a implementar un Sistema Interno de Información, lo que vendría a ser una versión regulada de lo que ya habían implementado algunas entidades bajo el nombre de canal ético o canal de denuncias. 

En esta entrada te explicaremos los aspectos clave para implementar y gestionar un canal de cenuncias, o canal interno de información, como parte de un Sistema Interno de Información. Pero antes, si todavía no sabes qué es un Sistema Interno de Información, ni qué entidades están obligadas a implementar uno, te recomendamos que leas esta otra entrada de nuestro blog.

Los canales de denuncias internos permiten que las organizaciones que los implementen puedan ser las primeras en recibir informaciones o denuncias relacionadas con conductas que se produzcan en el seno de su organización.

Por su parte los canales de denuncias externos son implementados y gestionados por autoridades públicas especializadas. De esta forma, se habilita una alternativa para que los informantes puedan denunciar infracciones normativas o prácticas corruptas en una organización con mayor confianza, sin tener que preocuparse por posibles represalias. Un ejemplo sería el canal externo de información de la Autoridad Independiente de Protección del Informante.

Aunque la ley recomienda que se utilicen de forma preferente los canales de denuncias internos, el informante podrá decidir libremente, según las circunstancias y los riesgos de represalias que considere, si utiliza el correspondiente canal de denuncias interno o externo.

Tanto los canales de denuncias internos como los externos deben permitir la presentación de informaciones o denuncias de manera anónima y, en cualquier caso, deben garantizar la confidencialidad de las denuncias y preservar la identidad del informante y de cualquier tercero mencionado en la denuncia.

2. Diseño del Canal

El diseño del canal de denuncias interno es crucial para su éxito. Para ello debes decidir si permitirás que las denuncias se presenten por escrito, verbalmente o de ambas formas. En cualquier caso, el canal de denuncias interno debe ser fácil de usar, confidencial y seguro. También debe permitir que los denunciantes  presenten denuncias de manera anónima si así lo desean. 

3. Elaboración de un Procedimiento de gestión de denuncias

Un procedimiento de gestión de denuncias es como una guía o manual que la organización debe seguir para recopilar, registrar, tramitar y resolver las denuncias presentadas a través de los canales de denuncias internos. Según la Ley 2/2023, este procedimiento debe cumplir con determinados requisitos y respetar ciertos principios, por ejemplo:

• Debe especificar quién puede usar el canal y en qué situaciones.
• Debe explicar cómo funciona el canal y cómo presentar una denuncia.
• Debe indicar quién se encargará de recibir y gestionar las denuncias, así como los plazos para responder y resolverlas.
• Debe describir los derechos que amparan a los denunciantes o informantes y a los denunciados.
• Debe garantizar la confidencialidad de las comunicaciones y respetar el derecho al honor y a la presunción de inocencia de las personas afectadas. 
• Debe establecer la obligación de informar al Ministerio Fiscal cuando se sospeche que los hechos denunciados constituyen un delito.

4. Sensibilización, formación y promoción del Canal

La sensibilización es esencial para promover el uso del canal de denuncias interno. Todos los empleados y partes interesadas deben conocer su existencia y comprender su importancia. Por ello es importante que proporciones capacitación sobre cómo utilizar el canal de denuncias interno de manera efectiva y sobre los derechos de los denunciantes.

También es recomendable que promociones internamente el canal de denuncias interno de manera constante. Esto puede incluir la difusión de información sobre su disponibilidad en la intranet de la organización, la colocación de carteles en zonas comunes de la oficina, el envío de comunicados por correo electrónico y otros métodos de comunicación interna.

5. Protección del Informante

La ley establece protecciones para los informantes o denunciantes. Garantiza que se mantenga su anonimato si así lo desean y que no sufran represalias por presentar informes o denuncias. Esto es fundamental para fomentar la confianza de los informantes en el canal de denuncias interno. 

En este sentido, quedan totalmente prohibidos los actos constitutivos de represalia, incluidas las amenazas de represalia y las tentativas de represalia contra las personas que presenten una comunicación conforme a lo previsto en esta ley. A modo de ejemplo, se consideran represalias:

• La suspensión del contrato de trabajo, despido o extinción de la relación laboral o estatutaria, o terminación anticipada o anulación de contratos de bienes o servicios, imposición de cualquier medida disciplinaria, degradación o denegación de ascensos y cualquier otra modificación sustancial de las condiciones de trabajo y la no conversión de un contrato de trabajo temporal en uno indefinido.
• Los daños, incluidos los de carácter reputacional, o pérdidas económicas, coacciones, intimidaciones, acoso u ostracismo.
• La evaluación o referencias negativas respecto al desempeño laboral o profesional.
• La inclusión en listas negras o difusión de información en un determinado ámbito sectorial, que dificulten o impidan el acceso al empleo o la contratación de obras o servicios.
• La denegación o anulación de una licencia o permiso.
• La denegación de formación.
• La discriminación, o trato desfavorable o injusto.

6. Seguimiento y mejora continua

El canal de denuncias interno no debe ser estático, deberás realizar un seguimiento constante de su efectividad y estar dispuesto a implementar mejoras. Esto puede implicar la revisión de los procedimientos, la recopilación de datos sobre el uso del canal y la ejecución de cambios según sea necesario.

La ley permite que la gestión del canal de denuncias interno la lleve a cabo un tercero externo, aunque con algunos límites. Por ejemplo, no podrá suponer un menoscabo de las garantías y requisitos exigidos por la ley 2/2023, ni una atribución de la responsabilidad sobre el Canal en una persona distinta al responsable del Sistema. El tercero externo solo podrá gestionar la recepción de las denuncias y realizar un primer filtro, mientras que el Responsable del Sistema o la persona designada por éste deberán encargarse de la tramitación diligente de las denuncias o informaciones recibidas a través del canal de denuncias interno. 

A continuación, detallamos las principales fases en las puede dividirse el procedimiento para gestionar las denuncias o informaciones:

• Admisión: Una vez recibida la denuncia debe realizarse un análisis preliminar de la misma para determinar si debe ser admitida a trámite o no.
• Investigación: Admitida a trámite la denuncia, se investigan los hechos denunciados y se recopilan evidencias. 
• Conclusiones: Se analizan las evidencias y pruebas recopiladas, se determina si son constitutivas de infracción o no y se redacta el respectivo informe incluyendo las medidas que deben tomarse. 

1. Detección temprana de infracciones normativas y corrupción

La detección temprana brinda la oportunidad de tomar medidas correctivas y evitar daños graves a la reputación de la organización.

2. Mejora de la cultura de integridad

La existencia de un canal de denuncias interno demuestra el compromiso de la organización con la integridad y la ética. Esto puede influir positivamente en la cultura organizacional y alentar a los empleados a actuar de manera ética.

3. Fortalece la confianza

La implementación de un canal de denuncias interno muestra a empleados, clientes y otras partes interesadas que la organización fomenta y se toma en serio la denuncia de prácticas inapropiadas y la protección de los denunciantes. Esto puede fortalecer la confianza en la organización.

1. Temor a represalias

Los empleados pueden tener miedo de presentar informes por temor a represalias. Es fundamental garantizar que se respeten las protecciones legales y que los denunciantes se sientan seguros.

2. Falta de conciencia

Si los empleados no conocen la existencia del canal, no podrán utilizarlo. La falta de conciencia puede ser un obstáculo importante para la consecución de los objetivos perseguidos con su implementación.

3. Evaluación de la credibilidad de los informes

Es importante contar con un proceso sólido para evaluar la credibilidad de los informes recibidos. Algunos informes pueden ser infundados o maliciosos, por ello resulta necesario distinguirlos de los informes legítimos.

Si todavía tienes dudas, visita nuestro sitio web  o contacta con nosotros, podemos ayudarte a:

• Elegir el tipo de canal de denuncias interno que mejor se adapte a tu organización.
• Elaborar un procedimiento de gestión de denuncias.
• Implementar un canal de denuncias interno.
• Comunicar la designación del Responsable del Sistema a la autoridad competente.
• Gestionar la recepción de denuncias y asesorarte en su tramitación.