Com implementar i gestionar un Canal de Denúncies Intern en les empreses

Després de l’entrada en vigor de la Llei 2/2023, de 20 de febrer, determinades entitats del sector privat i del sector públic van quedar obligades a implementar un Sistema Intern d’Informació, la qual cosa vindria a ser una versió regulada del que ja havien implementat algunes entitats sota el nom de canal ètic o canal de denúncies.

En aquesta entrada t’explicarem els aspectes clau per implementar i gestionar un canal de denúncies, o canal intern d’informació, com a part d’un Sistema Intern d’Informació. Però abans, si encara no saps què és un Sistema Intern d’Informació, ni quines entitats estan obligades a implementar-ne un, et recomanem que llegeixis aquesta altra entrada del nostre blog.

Els canals de denúncies interns permeten que les organitzacions que els implementen puguin ser les primeres a rebre informacions o denúncies relacionades amb conductes que es produeixin dins de la seva organització.

D’altra banda, els canals de denúncies externs són implementats i gestionats per autoritats públiques especialitzades. D’aquesta manera, s’habilita una alternativa perquè els informants puguin denunciar infraccions normatives o pràctiques corruptes en una organització amb més confiança, sense haver de preocupar-se per possibles represàlies. Un exemple seria el canal extern d’informació de l’Autoritat Independent de Protecció de l’Informant.

Encara que la llei recomana que s’utilitzin de forma preferent els canals de denúncies interns, l’informant podrà decidir lliurement, segons les circumstàncies i els riscos de represàlies que consideri, si utilitza el corresponent canal de denúncies intern o extern.

Tant els canals de denúncies interns com els externs han de permetre la presentació d’informacions o denúncies de manera anònima i, en qualsevol cas, han de garantir la confidencialitat de les denúncies i preservar la identitat de l’informant i de qualsevol tercer esmentat a la denúncia.

1. Comprensió de la Llei

La primera cosa que has de fer és comprendre el que exigeix la Llei 2/2023. Això inclou conèixer els drets dels informants, les responsabilitats de l’organització, així com els requisits mínims per a la implementació i gestió d’un canal de denúncies o canal intern d’informació.

També és important entendre com es reparteixen les responsabilitats dins d’una organització relacionades amb la implementació i gestió d’un canal de denúncies intern. En aquest sentit, l’òrgan d’administració o òrgan de govern de l’organització s’encarregarà de:

• Implementar el Sistema Intern d’Informació.
• Designar el «Responsable del Sistema».
• Aprovar el procediment de gestió d’informacions o denúncies.

Mentre que el Responsable de Sistema haurà de:

• Desenvolupar les seves funcions de forma independent i autònoma respecte de la resta dels òrgans de l’entitat o organisme.
• Aplicar i tramitar diligentment el procediment de gestió d’informacions.

2. Disseny del Canal

El disseny del canal de denúncies intern és crucial per al seu èxit. Per això has de decidir si permetràs que les denúncies es presentin per escrit, verbalment o de totes dues formes. En qualsevol cas, el canal de denúncies intern ha de ser fàcil d’utilitzar, confidencial i segur. També ha de permetre que els informants o denunciants presentin denúncies de manera anònima si així ho desitgen.

3. Elaboració d’un Procediment de gestió de denúncies

Un procediment de gestió de denúncies és com una guia o manual que l’organització ha de seguir per recopilar, registrar, tramitar i resoldre les denúncies presentades a través dels canals de denúncies interns. Segons la Llei 2/2023, aquest procediment ha de complir amb determinats requisits i respectar certs principis, per exemple:

• Ha d’especificar qui pot fer servir el canal i en quines situacions.
• Ha d’explicar com funciona el canal i com presentar una denúncia.
• Ha d’indicar qui s’encarregarà de rebre i gestionar les denúncies, així com els terminis per respondre i resoldre-les.
• Ha de descriure els drets que emparen als denunciants o informants i als denunciats.
• Ha de garantir la confidencialitat de les comunicacions i respectar el dret a l’honor i a la presumpció d’innocència de les persones afectades.
• Ha d’establir l’obligació d’informar al Ministeri Fiscal quan se sospiti que els fets denunciats constitueixen un delicte.

4. Sensibilització, formació i promoció del Canal

La sensibilització és essencial per promoure l’ús del canal de denúncies intern. Tots els empleats i parts interessades han de conèixer la seva existència i comprendre la seva importància. Per això és important que proporcionis formació sobre com utilitzar el canal de denúncies intern de manera efectiva i sobre els drets dels denunciants.

També és recomanable que promocionis internament el canal de denúncies intern de manera constant. Això pot incloure la difusió d’informació sobre la seva disponibilitat a la intranet de l’organització, la col·locació de cartells en zones comunes de l’oficina, l’enviament de comunicats per correu electrònic i altres mètodes de comunicació interna.

5. Protecció de l’Informant

La llei estableix proteccions per als informants o denunciants. Garanteix que es mantingui el seu anonimat si així ho desitgen i que no pateixin represàlies per presentar informes o denúncies. Això és fonamental per fomentar la confiança dels informants en el canal de denúncies intern.

En aquest sentit, queden totalment prohibits els actes constitutius de represàlia, incloses les amenaces de represàlia i les temptatives de represàlia contra les persones que presentin una comunicació d’acord amb el que preveu en aquesta llei. A manera d’exemple, es consideren represàlies:

• La suspensió del contracte de treball, acomiadament o extinció de la relació laboral o estatutària, o terminació anticipada o anul·lació de contractes de béns o serveis, imposició de mesures disciplinàries, degradació o denegació de promocions i qualsevol altra modificació substancial de les condicions de treball i la no conversió d’un contracte de treball temporal en un indefinit.
• Els danys, inclosos els de caràcter reputacional, o pèrdues econòmiques, coaccions, intimidacions, assetjament o ostracisme.
• L’avaluació o referències negatives respecte al rendiment laboral o professional.
• La inclusió en llistes negres o difusió d’informació en un determinat àmbit sectorial, que dificultin o impedeixin l’accés a l’ocupació o la contractació d’obres o serveis.
• La denegació o anul·lació d’una llicència o permís.
• La denegació de formació.
• La discriminació, o tracte desfavorable o injust.

6. Seguiment i millora contínua

El canal de denúncies intern no ha de ser estàtic, hauràs de fer un seguiment constant de la seva efectivitat i estar disposat a implementar millores. Això pot implicar la revisió dels procediments, la recopilació de dades sobre l’ús del canal i l’execució de canvis segons sigui necessari.

La llei permet que la gestió del canal de fenúncies intern la porti a terme un tercer extern, pero amb alguns límits. Per exemple, no podrà suposar una disminució de les garanties i requisits exigits per la llei 2/2023, ni una atribució de la responsabilitat sobre el Canal en una persona diferent del Responsable del Sistema. El tercer extern només podrà gestionar la recepció de les denúncies i realitzar un primer filtre, mentre que el Responsable del Sistema o la persona designada per aquest hauran de responsabilitzar-se del tràmit diligent de les denúncies o informacions rebudes a través del canal de denúncies intern.

A continuació, detallem les principals fases en les quals pot dividir-se el procediment per gestionar les denúncies o informacions:

• Admissió: Un cop rebuda la denúncia ha de fer-se una anàlisi preliminar de la mateixa per determinar si ha de ser admesa a tràmit o no.
• Investigació: Admesa a tràmit la denúncia, s’investiguen els fets denunciats i es recopilen evidències.
• Conclusions: S’analitzen les evidències i proves recopilades, es determina si són constitutives d’infracció o no i s’elabora el respectiu informe que inclogui les mesures que s’han de prendre.

2. Manca de consciència

Si els empleats no coneixen l’existència del canal, no podran utilitzar-lo. La manca de consciència pot ser un obstacle important per aconseguir els objectius perseguits amb la seva implementació.

3. Avaluació de la credibilitat dels informes

És crucial disposar d’un procés sòlid per avaluar la credibilitat dels informes rebuts. Alguns informes poden ser infundats o maliciosos, per això resulta necessari distingir-los dels informes legítims.